Give-aways für Messe und Event: Ideen, Menge und Logistik

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Give-aways für eine Messe planen Sie am besten in zwei Stufen: günstige Streuartikel mit Logo für alle Besucher am Stand und wenige hochwertige Give-aways für Gespräche mit echten Interessenten. Die Menge leiten Sie aus Ihren Standstunden und der Zahl der Gespräche ab, die Ihr Team führen kann.

Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie die Stückzahl ohne Bauchgefühl berechnen, welche Artikel zu welchem Zweck passen, was das Steuerrecht zu Streuwerbeartikeln sagt und wie die Ware rechtzeitig an den Stand kommt. Er richtet sich an alle, die Giveaways für eine Fachmesse, eine Ausbildungsmesse, ein Firmenevent oder einen Tag der offenen Tür bestellen.

Give-aways, Giveaways oder Give aways: Wie schreibt man das?

Der Duden führt das Wort als Give-away mit Bindestrich und nennt diese Form die empfohlene Schreibung. Als Alternative ist Giveaway zusammengeschrieben zugelassen. Es ist ein Neutrum: das Give-away, des Give-aways, die Give-aways. Die Bedeutung gibt der Duden mit „[kleines] Werbegeschenk“ an, Herkunft ist das englische „to give away“ (verschenken).

Die getrennte Schreibung „Give aways“ steht nicht im Duden, auch wenn viele Menschen so danach suchen. Für Flyer, Angebote und Ihre Website sind Sie mit „Give-aways“ oder „Giveaways“ auf der sicheren Seite. Entscheiden Sie sich für eine Form und bleiben Sie im ganzen Dokument dabei.

Wie viele Give-aways brauchen Sie für eine Messe?

Eine pauschale Zahl gibt es nicht, weil Standgröße, Branche und Besucheraufkommen sehr unterschiedlich sind. Die Besucherzahlen früherer Jahre veröffentlicht meist der Veranstalter; sie sagen aber wenig darüber, wie viele Menschen an Ihren Stand kommen. Brauchbarer ist eine Rechnung, die von Ihrem Team ausgeht.

1. Gespräche pro Stunde schätzen: Wie viele qualifizierte Gespräche kann eine Person am Stand realistisch führen? Nehmen Sie Werte aus Ihrer letzten Messe, etwa aus der Zahl der erfassten Kontakte.
2. Mit Personal und Zeit multiplizieren: Gespräche pro Stunde mal Personen am Stand mal Öffnungsstunden mal Messetage. Das ergibt die Menge Ihrer Gesprächsgeschenke.
3. Streuartikel getrennt planen: Für Kugelschreiber, Süßigkeiten oder Beutel, die jeder Vorbeigehende mitnehmen kann, setzen Sie ein Vielfaches an. Hier entscheidet eher, wie offen der Stand ist und ob die Artikel sichtbar ausliegen.
4. Reserve einrechnen: Planen Sie einen Puffer ein und drucken Sie kein Datum und keinen Messenamen auf den Artikel. Dann können Sie Restbestände bei der nächsten Veranstaltung oder im Kundenkontakt nutzen.

Prüfen Sie außerdem die Staffelpreise im Shop. Oft sinkt der Stückpreis an bestimmten Mengengrenzen deutlich, sodass eine etwas größere Bestellung kaum teurer ist. Für kleine Auflagen, etwa für eine regionale Ausbildungsmesse, finden Sie Hinweise im Ratgeber Werbeartikel in kleinen Mengen.

Streuartikel oder hochwertiges Give-away: Was gehört an den Stand?

Am Messestand haben Give-aways zwei verschiedene Aufgaben. Streuartikel sollen Aufmerksamkeit erzeugen und Ihr Logo in möglichst viele Taschen bringen. Gesprächsgeschenke sollen einen Kontakt festigen, der für Sie wertvoll ist. Wer beides mit demselben Artikel erledigen will, verteilt entweder zu teure Ware an Laufkundschaft oder gibt guten Interessenten nur einen Billigkugelschreiber mit.

Ein Vorteil der Trennung: Sie können die Gesprächsgeschenke an die Kontakterfassung koppeln. Wer seine Daten für ein Angebot oder einen Rückruf hinterlässt, bekommt das bessere Give-away.

Welche Give-aways mit Logo passen zu welchem Zweck?

Die besten Give-aways mit Logo werden nach der Messe benutzt, im Büro, unterwegs oder zu Hause. Je öfter der Artikel in die Hand genommen wird, desto öfter sieht der Empfänger Ihr Logo. Diese Artikel haben sich als Messeklassiker etabliert:

• Kugelschreiber: leicht, günstig, werden ständig gebraucht. Achten Sie auf eine gute Mine, denn ein schlecht schreibender Stift fällt auf den Absender zurück. Details im Ratgeber Kugelschreiber mit Logo.
• Süßes: Fruchtgummis oder Schokolade mit Logo locken Besucher an den Tresen. Bei Schokolade sollten Sie Temperatur und Haltbarkeit in der Messehalle bedenken.
• Stoffbeutel: Besucher sammeln darin Prospekte und tragen Ihr Logo durch die Hallen. Mehr dazu unter Stoffbeutel bedrucken.
• Notizbuch: gut für Fachbesucher, die mitschreiben. Siehe Notizbuch mit Logo.
• Trinkflasche oder Tasse: lange in Gebrauch, aber schwerer und sperriger. Siehe Trinkflasche mit Logo und Tassen bedrucken lassen.
• Powerbank: auf langen Messetagen gefragt; prüfen Sie Angaben zu Kapazität und Sicherheit beim Anbieter. Siehe Powerbank mit Logo.

Welches Druckverfahren sich für welches Material eignet, etwa Tampondruck auf Kugelschreibern oder Siebdruck auf Baumwolle, erklärt der Überblick Druckverfahren für Werbeartikel.

Give aways Ideen: Wie finden Sie Artikel, die zu Ihrem Stand passen?

Gute Ideen für Messe-Giveaways entstehen aus Ihrem eigenen Angebot. Drei Fragen helfen bei der Auswahl:

• Was machen Ihre Besucher nach der Messe? Ein Handwerksbetrieb erreicht seine Kunden eher mit einem Zollstock, eine Kanzlei mit einem soliden Schreibgerät, ein Softwareanbieter vielleicht mit einer Webcam-Abdeckung.
• Was passt zum Thema Ihres Stands? Wer nachhaltige Produkte ausstellt, sollte keine Wegwerfartikel verteilen. Hinweise zu Siegeln und Materialien finden Sie im Ratgeber nachhaltige Werbegeschenke.
• Wer ist die Zielgruppe? Auf Ausbildungsmessen sprechen Sie Jugendliche an; Artikel für den Schul- und Ausbildungsalltag kommen dort besser an als Büroklassiker. Bei Familien-Events lesen Sie vorher den Ratgeber Werbegeschenke für Kinder, denn für Spielzeug gelten eigene Sicherheitsregeln.

Ausgefallene Giveaways fallen auf, wenn sie einen Bezug zu Ihnen haben. Ein ungewöhnlicher Artikel ohne diesen Bezug wird zwar mitgenommen, bleibt aber selten mit Ihrem Namen verbunden.

Hochwertige Give-aways: Wann lohnt sich ein teureres Geschenk?

Hochwertige Give-aways lohnen sich, wenn ein Gespräch einen konkreten nächsten Schritt hat: ein Angebot, eine Vorführung, ein Termin. Dann ist das Geschenk eine Erinnerung an diesen Schritt. Gute Kriterien sind solides Material, eine haltbare Veredelung wie Lasergravur oder Stick und ein echter Nutzen im Alltag. Was ein Werbegeschenk hochwertig macht und wie Sie Artikel mit Namen personalisieren, beschreibt der Ratgeber hochwertige Werbegeschenke.

Halten Sie die Zahl solcher Geschenke bewusst klein und notieren Sie, wer eines bekommen hat. Das hilft beim Nachfassen und bei der steuerlichen Dokumentation.

Was gilt steuerlich für Messe-Give-aways?

Für Geschenke an Personen, die nicht Ihre Arbeitnehmer sind, gilt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG: Die Kosten sind als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Gegenstände, die ein Empfänger im Wirtschaftsjahr erhält, insgesamt 50 Euro nicht übersteigen.

Für Streuartikel gibt es eine Vereinfachung der Finanzverwaltung. Nach dem BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 (Randziffer 10) gelten Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, als Streuwerbeartikel. Sie müssen bei der Pauschalsteuer nach § 37b EStG nicht einbezogen werden. Typische Messe-Streuartikel wie Kugelschreiber fallen damit meist unter diese Grenze.

Bei höherwertigen Gesprächsgeschenken kommen die Aufzeichnungspflichten und die Frage der Pauschalierung ins Spiel. Die Einzelheiten haben wir auf einer eigenen Seite zusammengefasst: Geschenke an Geschäftspartner und Steuer. Diese Hinweise sind allgemeine Information und keine Steuerberatung. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln.

Wie kommen die Give-aways rechtzeitig an den Messestand?

Die meisten Probleme mit Messe-Give-aways entstehen bei Zeitplan und Anlieferung, seltener beim Artikel selbst. Diese Schritte sollten Sie einplanen:

1. Druckdaten früh klären: Halten Sie Ihr Logo als Vektordatei bereit (zum Beispiel PDF, EPS oder SVG). Viele Shops schicken vor der Produktion eine Druckvorschau oder einen Korrekturabzug, den Sie freigeben. Erst ab dieser Freigabe läuft die Produktionszeit.
2. Lieferzeit beim Shop prüfen: Die Angaben unterscheiden sich je nach Artikel und Veredelung. Lesen Sie die Lieferzeit auf der Produktseite und rechnen Sie Versand und einen Puffer für Rückfragen hinzu. Manche Shops bieten Expressproduktion für ausgewählte Artikel an.
3. Lieferadresse festlegen: Lassen Sie an Ihr Büro liefern, wenn Sie die Ware vorher prüfen wollen. Direkte Lieferung an das Messegelände ist nur sinnvoll, wenn Sie die Anlieferregeln des Veranstalters kennen (Zeitfenster, Standnummer, Annahme durch den Messespediteur).
4. Kartons zählen: Packen Sie pro Messetag eine Menge in einen eigenen Karton. So sehen Sie, ob die Ware reicht, und vermeiden leere Tresen am letzten Tag.
5. Rücktransport mitdenken: Restbestände nehmen Sie mit, wenn kein Datum aufgedruckt ist. Schwere Artikel wie Tassen oder Trinkflaschen kosten dabei mehr Platz und Gewicht als Kugelschreiber.

Neben den Give-aways brauchen Sie oft auch Standmaterial wie Roll-ups oder Theken. Einige Online-Druckereien führen beides, was die Bestellung bündeln kann.

Wo bestellen Sie Give-aways mit Logo?

Für Messe-Give-aways kommen Werbeartikel-Shops mit großem Sortiment und Online-Druckereien in Frage, die neben Drucksachen auch Werbeartikel führen. Vergleichen Sie Mindestmengen, Staffelpreise, Druckvorschau und Lieferzeit für Ihren konkreten Artikel. Eine Übersicht der Shops, mit denen wir zusammenarbeiten, finden Sie im Vergleich der Werbeartikel-Shops. Wir haben die Shops nicht getestet und geben nur wieder, was sie selbst angeben.

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